Teknik Analisa Kebutuhan SDM

Teknik analisa kebutuhan SDM meliputi perkiraan jangka pendek dan jangka panjang. Yang membedakan kedua pendekatan tsb adalah:

A.    Perkiraan Jangka Pendek

      Analisis anggaran

Besar kecilnya anggaran akan menentukan berpa jumlah, tipe dan kualitas karyawan yang diperlukan. Anggaran mewakili rencana kegiatan bisnis masa datang yang mencakup sumber daya keuangan dan modal serta kebutuhan SDM.

Dari data anggaran dan eksplorasi perubahan persediaan karyawan, dapat dilakukan estimasi thdp kebutuhan SDM jangka pendek. Sebagai contoh, dengan menggunakan kebiasaan-kebiasaan seorang manager dapat menentukan kebutuhan staf mereka. Misalnya, ditugaskan tiga orang teknisi untuk setiap penyelia perbaikan mesin dan dua klerk penjualan pada setiap pengelola anggran.

      Analisis beban kerja

Beban kerja seseorang ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Kebutuhan SDM (contoh) dihitung dengan mengidentifikasi seberapa banyak output perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai dalam bentuk lamanya karyawan untuk mencapai output tsb. Disitu akan terlihat pada jenis pekerjaan mana saja pengurangan dan penambahan karyawan.Dengan kata lain, kebutuhan perusahan akan SDM merupakan derivasi dari permintaan pasar akan komoditi bersangkutan. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu, perusahaan akan  segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya.Sejalan dengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan akan semakin banyak.

      Analisis struktur perusahaan

Struktur dalam sebuah perusahaan bisa berbentuk ramping atau  gemuk, sangat tergantung pada skala usaha dan jaringan binis dan jenis usaha bisnis itu sendiri. Perubahan struktur mungkin terjadi sangat terkait dengan perubahan kapasitas produksi, persaingan pasar, teknologi, dan sebaran jumlah karyawan. Jika struktur perusahaan disetiap lini lebih bersifat padat modal, maka semakin ramping struktur perusahaan dan semakin sedikit jumlah karyawan yang direkrut.

B.     Perkiraan Jangka Panjang

       Analisis permintaan unit.

Merupakan pendekatan bawah-atas. Disini para penyelia diberi wewenang untuk memperkirakan jumlahkaryawan yang dibutuhkan distiap unit untuk periode tertentu. Perkiraan tsb kemuadian dibawa keatasan (manajer). Setiap manajer harus mampu mengoreksi estimasi tsb dengan syarat mengetahui setiap jenis kegiatan bisnis apa dimasa datang dan berapa perubahan jumlah karyawan yang dibutuhkan sejalan dengan perubahan ekspansi produksi dan pemasaran produk.

      Analisis permintaan keorganisasian

Teknik permintaan keorganisasian merupakan pendekatan atas-bawah. Disini manjemen puncak membuat keputusan tentang jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa datang menurut berbagai kategori pekerjaan, posisi dan jabatan setiap karyawan. Estimasi kebutuhan  didasarkan  untuk memenuhi misi dan tujuan  dalam rencana startegis perusahaan, termasuk sasaran pencapaian tingkat pertumbuhan, produk baru dan segmen pasar baru dengan dukungan informasi yang akurat dan lengkap. Misalnya karena ada perkembangan generasi komputer yang baru maka tenaga operator dan programer disetipa lini perlu dilipatgandakan. Kemudian manajemen puncak tinggal memerintahkan pada bawahan untuk melaksanakannya.

      Pendapat pakar.

Para ahli sangat dibutuhkan perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan SDM apabila perusahaan tidak memiliki personalia yang kualifaid. Para pakar tsb diminta untuk memperkirakan kebutuhan karyawan.

      Analisis Trend.

Teknik kebutuhan SDM yang paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi. Teknik ekstrapolasi mendasar  pada tingkat perubahan masa lalu. Sementara itu teknik indeksasi menandai tingkat perkembangan karyawan dengan indeks.Misalnya, secara klasik untuk setiap sepuluh juta rupiah kenaikan penjualan, departemen produksi memerlukan tambahan karyawan sebanyak lima orang lagi.

      Analisis statistik

Persamaan regresi : Y = a + bX + E

dimana Y = produksi  X = tenaga kerja   a =  intersep      E = eror

Misalnya, jika b = 0,75 artinya setiap 1% kenaikan jumlah tenaga kerja akan meningkatkan produksi sebanyak 0,75%. Dari sini dapat diproyeksikan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan jika perusahaan akan mengekspansi produksinya, ceterisparibus.

      Analisis bagan penempatan

Bagan penempatan adalah suatu penyajian visual siapa yang akan menggantikan siapa dalam peristiwa pengisian lowongan jabatan. Menurut Handoko informasi untuk penyusunan berasal dari hasil inventarisasi atau sistem SDM. Didalam bagan tidak terdapat data tentang semua karyawan.

      Analisis Markov

Asumsi yang digunakan dalam analisis ini yaitui :

Ø Karyawan bisa pendah tempat

Ø Naiik pangkat

Ø Turun pangkat

Ø Keluiar

Ø Mengubah perilaku dan potensi individual mereka.

Menurut Handoko, pola perpindahan aliran personalia semakin menjadi perhatian para perencana SDM, dengan asumsi hanya terdapat lima pergeseran yang mungkin terjadi, yaitu :

Ø Karyawan biosa berpindah

Ø Naik pangkat

Ø turun pangkat

Ø Keluar

Ø Mengubah perilaku dan potensi individual mereka

 
Peramalan Kebutuhan SDM

Kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraankebutuhanSDMnya dimasa datang. Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut.

Prakiraan kebutuhan (Needs Forcasting) secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu:

A.    Kondisi Eksternal yang meliputi:

1.      Ekonomi dan Sosial Politik

2.      Undang­undang dan Peraturan Pemerintah

3.      Penduduk dan Angkata Kerja

4.      Pasar dan Angkatan Kerja

5.      Perkembangan Teknologi Kelima kondisi eksternal diatas mempengaruhi secara langsung penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dan ketersediaannya di masa mendatang.

  

B.     Persyaratan SDM di masa mendatang Penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal, juga ditentukan oleh:

1.      Organisasi dan Rancangan Pekerjaan

2.      Perencanaan dan Anggaran

3.      Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi

4.      Sistem dan Teknologi dalam Organisasi

5.      Tujuan dan Rencana Organisasi. Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM di masa mendatang.

C.    Ketersediaan SDM di masa mendatang yang dapat diprediksi melalui:

1.      Inventarisasi bakat yang ada saat ini

2.      Prakiraan pengurangan pegawai

3.      Prakiraan perpindahan dan pengembangan

4.      Pengaruh pasca program SDM. Sebagaimana halnya persyaratan SDM di masa mendatang, prakiraan ketersediaan SDM juga berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan SDM.

D.    Prakiraan kebutuhan SDM.

Dari faktor­faktor di atas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat di prediksi. Yang perlu di ingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah, kebutuhan tersebut harus dibedakan: Apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Di samping itu juga perlu dipertimbangkan tingkat upah eksternal, ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan pegawai.