Teknik analisa kebutuhan SDM
meliputi perkiraan jangka pendek dan jangka panjang. Yang membedakan kedua
pendekatan tsb adalah:
A.
Perkiraan
Jangka Pendek
Analisis anggaran
Besar kecilnya anggaran akan
menentukan berpa jumlah, tipe dan kualitas karyawan yang diperlukan. Anggaran
mewakili rencana kegiatan bisnis masa datang yang mencakup sumber daya keuangan
dan modal serta kebutuhan SDM.
Dari data anggaran dan eksplorasi
perubahan persediaan karyawan, dapat dilakukan estimasi thdp kebutuhan SDM jangka pendek. Sebagai
contoh, dengan menggunakan kebiasaan-kebiasaan seorang manager dapat menentukan kebutuhan staf
mereka. Misalnya, ditugaskan tiga orang teknisi untuk setiap penyelia perbaikan
mesin dan dua klerk penjualan pada setiap pengelola anggran.
Analisis beban kerja
Beban kerja seseorang ditentukan
dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Kebutuhan SDM
(contoh) dihitung dengan mengidentifikasi seberapa banyak output perusahaan
pada divisi tertentu yang ingin dicapai dalam bentuk lamanya karyawan untuk
mencapai output tsb. Disitu akan terlihat pada jenis pekerjaan mana saja pengurangan dan penambahan
karyawan.Dengan kata lain, kebutuhan perusahan akan SDM merupakan derivasi dari
permintaan pasar akan komoditi bersangkutan. Semakin tinggi permintaan pasar
terhadap komoditi tertentu, perusahaan akan
segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya.Sejalan dengan itu
jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan akan semakin banyak.
Analisis struktur perusahaan
Struktur dalam sebuah perusahaan
bisa berbentuk ramping atau gemuk,
sangat tergantung pada skala usaha dan jaringan binis dan jenis usaha bisnis
itu sendiri. Perubahan struktur mungkin terjadi sangat terkait dengan perubahan
kapasitas produksi, persaingan pasar, teknologi, dan sebaran jumlah karyawan. Jika
struktur perusahaan disetiap lini lebih bersifat padat modal, maka semakin
ramping struktur perusahaan dan semakin sedikit jumlah karyawan yang direkrut.
B.
Perkiraan
Jangka Panjang
Analisis
permintaan unit.
Merupakan pendekatan bawah-atas.
Disini para penyelia diberi wewenang untuk memperkirakan jumlahkaryawan yang
dibutuhkan distiap unit untuk periode tertentu. Perkiraan tsb kemuadian dibawa
keatasan (manajer). Setiap manajer harus mampu mengoreksi estimasi tsb dengan
syarat mengetahui setiap jenis kegiatan bisnis apa dimasa datang dan berapa perubahan jumlah
karyawan yang dibutuhkan sejalan dengan perubahan ekspansi produksi dan
pemasaran produk.
Analisis permintaan keorganisasian
Teknik permintaan keorganisasian
merupakan pendekatan atas-bawah. Disini manjemen puncak membuat keputusan
tentang jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa datang menurut berbagai kategori
pekerjaan, posisi dan jabatan setiap karyawan. Estimasi kebutuhan didasarkan
untuk memenuhi misi dan tujuan
dalam rencana startegis perusahaan, termasuk sasaran pencapaian tingkat
pertumbuhan, produk baru dan segmen pasar baru dengan dukungan informasi yang
akurat dan lengkap. Misalnya karena ada perkembangan generasi komputer yang
baru maka tenaga operator dan programer disetipa lini perlu dilipatgandakan.
Kemudian manajemen puncak tinggal memerintahkan pada bawahan untuk
melaksanakannya.
Pendapat pakar.
Para ahli sangat dibutuhkan
perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan SDM apabila perusahaan tidak memiliki
personalia yang kualifaid. Para pakar tsb diminta untuk memperkirakan kebutuhan
karyawan.
Analisis Trend.
Teknik kebutuhan SDM yang paling
sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi. Teknik ekstrapolasi mendasar pada tingkat perubahan masa lalu. Sementara
itu teknik indeksasi menandai tingkat perkembangan karyawan dengan
indeks.Misalnya, secara klasik untuk setiap sepuluh juta rupiah kenaikan
penjualan, departemen produksi memerlukan tambahan karyawan sebanyak lima orang
lagi.
Analisis
statistik
Persamaan regresi : Y = a + bX + E
dimana Y = produksi X = tenaga
kerja a = intersep
E = eror
Misalnya, jika b = 0,75 artinya setiap 1% kenaikan jumlah tenaga kerja
akan meningkatkan produksi sebanyak 0,75%. Dari sini dapat diproyeksikan berapa
jumlah karyawan yang dibutuhkan jika perusahaan akan mengekspansi produksinya,
ceterisparibus.
Analisis
bagan penempatan
Bagan penempatan adalah suatu penyajian visual siapa yang akan
menggantikan siapa dalam peristiwa pengisian lowongan jabatan. Menurut Handoko
informasi untuk penyusunan berasal dari hasil inventarisasi atau sistem SDM.
Didalam bagan tidak terdapat data tentang semua karyawan.
Analisis
Markov
Asumsi yang digunakan dalam analisis ini yaitui :
Ø Karyawan bisa pendah tempat
Ø Naiik pangkat
Ø Turun pangkat
Ø Keluiar
Ø Mengubah perilaku dan potensi
individual mereka.
Menurut
Handoko, pola perpindahan aliran personalia semakin menjadi perhatian para
perencana SDM, dengan asumsi hanya terdapat lima pergeseran yang mungkin
terjadi, yaitu :
Ø Karyawan biosa berpindah
Ø Naik pangkat
Ø turun pangkat
Ø Keluar
Ø Mengubah perilaku dan potensi
individual mereka
Peramalan Kebutuhan SDM
Kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama
kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau
perkiraankebutuhanSDMnya dimasa datang. Untuk itu perlu identifikasi berbagai
tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut.
Prakiraan kebutuhan (Needs Forcasting) secara garis besar terbagi atas 4
kelompok yaitu:
A.
Kondisi Eksternal yang meliputi:
1.
Ekonomi dan Sosial
Politik
2.
Undangundang dan
Peraturan Pemerintah
3.
Penduduk dan Angkata
Kerja
4.
Pasar dan Angkatan
Kerja
5.
Perkembangan
Teknologi Kelima kondisi eksternal diatas mempengaruhi secara langsung
penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dan ketersediaannya di masa
mendatang.
B.
Persyaratan SDM di masa mendatang Penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan
dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal, juga ditentukan
oleh:
1.
Organisasi dan
Rancangan Pekerjaan
2.
Perencanaan dan
Anggaran
3.
Kebijaksanaan
Manajemen dan Filosofi Organisasi
4.
Sistem dan Teknologi
dalam Organisasi
5.
Tujuan dan Rencana
Organisasi. Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh
langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM di masa mendatang.
C.
Ketersediaan SDM di masa mendatang yang dapat diprediksi melalui:
1.
Inventarisasi bakat
yang ada saat ini
2.
Prakiraan
pengurangan pegawai
3.
Prakiraan
perpindahan dan pengembangan
4.
Pengaruh pasca
program SDM. Sebagaimana halnya persyaratan SDM di masa mendatang, prakiraan
ketersediaan SDM juga berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan SDM.
D.
Prakiraan kebutuhan SDM.
Dari faktorfaktor di atas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat di
prediksi. Yang perlu di ingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM
adalah, kebutuhan tersebut harus dibedakan: Apakah kebutuhan tersebut bersifat
segera atau untuk waktu yang cukup lama. Di samping itu juga perlu
dipertimbangkan tingkat upah eksternal, ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi
pegawai, perbaikan dan pengembangan pegawai.